Privacybeleid FarmaKoerier Central

In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens FarmaKoerier Midden-Nederland B.V. verwerkt in FarmaKoerier Central (hierna: het portaal), waarom we dat doen, wie ze kan zien, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Het geldt voor iedereen die het portaal gebruikt: chauffeurs en andere medewerkers, monteurs, kantoor en externe garages.

We hebben geprobeerd dit zo duidelijk mogelijk te schrijven. Is iets niet helder? Stel je vraag gerust via info@farmakoeriermnl.nl.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

FarmaKoerier Midden-Nederland B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat wij bepalen waarvoor en hoe je gegevens in het portaal worden gebruikt.

• Adres: Treubstraat 17U020, 2288EH Rijswijk
• KvK-nummer: 42125001
• Vragen over privacy: de eigenaar, info@farmakoeriermnl.nl, telefoon 085 060 3769

Het portaal is gebouwd en wordt beheerd door Boutr IT. Boutr IT doet dat in onze opdracht en mag je gegevens alleen gebruiken om het portaal te laten werken (Boutr IT is onze verwerker).

2. Welke gegevens gebruiken we?

• Account: je naam, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat invult), je rol(len) en je profielfoto (als je die toevoegt). Bij een externe garage ook de naam van de garage.
• Inloggen en beveiliging: je wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen, wij kunnen het niet lezen), de instellingen van je tweestapsverificatie (versleuteld), eenmalige inlogcodes, het moment waarop je voor het laatst inlogde, en bij het accepteren van de voorwaarden je IP-adres en het type browser.
• Gebruik van de bussen: op wiens naam een bus staat, wie wanneer in welke bus reed (via de QR-code of door kantoor ingevuld), kilometerstanden en welke sleutels je hebt.
• Rijbewijs (chauffeurs): de categorieën, de afgifte- en vervaldatum, eventueel het rijbewijsnummer en een foto van de voor- en achterkant. Ook wanneer kantoor je echte rijbewijs heeft gezien. Je BSN hebben we niet nodig: dek dat af op de foto.
• Vertrek: als je uit dienst gaat, houden we bij of je bus, sleutels, tankpas en openstaande boetes zijn afgehandeld.
• Dagelijkse controles en overdrachten: wat je hebt gecontroleerd, opmerkingen en de foto's die je maakt.
• Schades: de melding, beschrijving, plaats, foto's en wie er op dat moment reed.
• Aanrijdingsformulieren: na een aanrijding vul je samen met de andere bestuurder het Europees aanrijdingsformulier in. Daarop staan van beide bestuurders onder meer naam, adres, telefoon, e-mail, geboortedatum, rijbewijsgegevens, kenteken en verzekering, en verder de plaats, de omstandigheden, een schets, foto's, handtekeningen en eventuele getuigen. Jouw rijbewijsgegevens vullen we vooraf in als ze in het portaal staan. De andere bestuurder vult zijn eigen deel in via een tijdelijke link (zonder account) en ziet daar een korte uitleg over wat er met zijn gegevens gebeurt.
• Schadestatistiek: de eigenaar en de teamleider zien hoeveel schades er per bus en per chauffeur zijn, wat ze kosten en waar ze gebeurden. Zijn er in korte tijd opvallend veel schades bij één chauffeur of bus, dan krijgen zij een melding. Dat is alleen een signaal om het gesprek aan te gaan; er volgt nooit automatisch een besluit.
• Verkeersboetes: de boete en de chauffeur die op dat moment in de bus reed. Is afgesproken dat de boete wordt ingehouden op je loon, dan ook het bedrag en de loonperiode (dat zie je zelf bij Mijn boetes).
• Kosten: bijvoorbeeld tankbonnen of parkeerkosten die je invoert, met de bon.
• Tankpas: het nummer van je tankpas en bij welke bus hij hoort, en van elke tankbeurt het tijdstip, het tankstation, wat er is getankt of gekocht, de liters, het bedrag en de kilometerstand die je aan de pomp intoetst. Valt een tankbeurt op (bijvoorbeeld buiten werktijd, meer liters dan in de tank passen of de verkeerde brandstof), dan bewaren we ook die signalen, de beoordeling en eventuele vragen aan jou en je antwoord.
• Werkbonnen: taken, notities, gebruikte onderdelen en gewerkte tijd.
• Facturen van monteurs en garages: bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer, IBAN, uurtarief en de facturen zelf.
• GPS-gegevens van de bussen: zie hoofdstuk 4.
• Meldingen: de meldingen die je krijgt, je voorkeuren (direct mailen, dagbundel, niet mailen, push) en, als je pushmeldingen aanzet, het technische adres van je browser voor die meldingen.
• Wijzigingslog: wie wat heeft gewijzigd in het portaal, met datum en tijd.
• Klanten: ben je accountmanager van een klant of schrijf je een notitie, gesprek of taak bij een klant, dan staat je naam daarbij. Van de contactpersonen bij onze klanten (apotheken, zorginstellingen, ziekenhuizen, labs) bewaren we alleen zakelijke gegevens: naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, en waarvoor iemand ons aanspreekpunt is.
• Kwaliteit (klachten, datalekken, koeling): gaat er bij een bezorging iets mis, dan kan dat als klacht of incident worden vastgelegd, met de bus en de chauffeur die erbij hoorden. Meld je een fout of mogelijk datalek (bijvoorbeeld een pakket op het verkeerde adres), dan staat jouw naam bij de melding. Bij gekoeld vervoer leggen we temperatuurafwijkingen vast, met wie het meldde of reed. Gegevens van patiënten zetten we hier niet in: we gebruiken het zendingnummer.
• Personeel (contract, opleidingen, verlof, verzuim): je contract (soort, functie, hub, start en einde, proeftijd, uren per week, verlofrecht en de contractdocumenten), je opleidingen en certificaten (zoals ADR, GDP, Baxter-instructie, VOG en EHBO, met datum, geldigheid en een foto of pdf), je verlofaanvragen met de beoordeling, en je ziek- en betermeldingen. Bij ziekte leggen we alleen vast dát je ziek bent, sinds wanneer, hoe lang het ongeveer duurt, of je gedeeltelijk werkt, of een ander aansprakelijk is (bij een ongeval) en afspraken over bereikbaarheid. We vragen en bewaren nooit wat je hebt, je klachten of de oorzaak: dat is alleen voor de bedrijfsarts.
• Stopsregistratie (logistiek): geef je bij de apotheken de aantallen door (Baxters, ochtend- en avondpickup), dan bewaren we per melding de hub, de dag, het moment, de apotheek, de aantallen, de wachttijd in de apotheek en een eventuele opmerking, met jouw naam en het tijdstip. Corrigeert kantoor een melding, dan staat erbij wie dat deed en waarom. Gegevens van patiënten zitten hier niet in: het gaat alleen om aantallen.
• Spoedroutes: rijd je een spoedroute van een apotheek, dan bewaren we bij elk adres dat je afvinkt jouw naam, het tijdstip, de afloop (bijvoorbeeld bezorgd of niet thuis), of je het etiket scande en je toelichting. Controleer je op kantoor een spoedlijst, dan bewaren we dat jij dat deed. Elke keer dat je een spoedlijst of bestand opent, leggen we vast wie dat was en wanneer (inzagelog), omdat de lijsten gezondheidsgegevens van patiënten bevatten. De apotheek ziet per adres alleen de afloop en het tijdstip, niet jouw naam.

De hulpassistent in het portaal bewaart je vragen niet op de server. Het gesprek staat alleen in je eigen browser, zolang het tabblad open is.

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens, en op welke grond?

De wet (de AVG) zegt dat we voor elk gebruik een geldige reden (grondslag) moeten hebben. Wij gebruiken deze:

• Je werk doen en het portaal laten werken (account, inloggen, je bus, controles, overdrachten, werkbonnen, meldingen). Grondslag: uitvoering van je arbeidsovereenkomst of van de afspraken met je garage (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Een geldig rijbewijs. We moeten weten dat iedereen die in een bus rijdt een geldig rijbewijs heeft, voor de veiligheid en de verzekering. Daarom bewaren we de gegevens van je rijbewijs, sturen we je een herinnering voordat het verloopt en bekijkt kantoor regelmatig je echte rijbewijs. Is je rijbewijs verlopen, dan kun je in het portaal geen dienst starten. Grondslag: gerechtvaardigd belang (sub f) en de wettelijke verplichting om veilige arbeidsmiddelen te bieden (sub c).
• Veilige bussen en goed wagenparkbeheer (onderhoud, APK, schades, niet-rijden-meldingen, sleutels). Grondslag: wettelijke verplichting om veilige arbeidsmiddelen te bieden (Arbeidsomstandighedenwet, artikel 6 lid 1 sub c AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een veilig en goed onderhouden wagenpark (sub f).
• Schades afhandelen met de verzekeraar (aanrijdingsformulier, schadestatistiek). Grondslag voor jouw gegevens: uitvoering van je arbeidsovereenkomst (sub b); voor de gegevens van de andere bestuurder en getuigen: ons gerechtvaardigd belang om de schade te regelen (sub f). We sturen het formulier met de foto's naar onze verzekeraar en, als dat nodig is, naar de leasemaatschappij.
• Verkeersboetes afhandelen. De boete komt bij ons als kentekenhouder binnen (Wet Mulder). Om hem te kunnen afhandelen en, als dat in je arbeidsovereenkomst is afgesproken, door te belasten, moeten we weten wie er reed. Grondslag: wettelijke verplichting (sub c), uitvoering van de arbeidsovereenkomst (sub b) en gerechtvaardigd belang (sub f).
• Kosten en facturen. Grondslag: wettelijke verplichting om de administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht, sub c) en uitvoering van de overeenkomst met de monteur of garage (sub b).
• GPS in de bussen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (sub f). Zie hoofdstuk 4 voor de afweging.
• Tankpas controleren. We verwerken de tankbeurten voor de administratie (fiscale bewaarplicht, sub c) en controleren ze op misbruik van de tankpas. Grondslag voor die controle: gerechtvaardigd belang (sub f). Een signaal is alleen een aanleiding om te kijken of het te vragen; er volgt nooit automatisch een besluit.
• Klantcontacten. De zakelijke gegevens van contactpersonen bij onze klanten gebruiken we om de afspraken met die klant uit te voeren (planning, rapportages, klachten, facturen). Grondslag: gerechtvaardigd belang (sub f). Het adres van een vestiging zoeken we op bij de PDOK Locatieserver met alleen postcode en huisnummer.
• Kwaliteit en datalekken. Klachten afhandelen en herhaling voorkomen, en temperatuurafwijkingen bij gekoeld vervoer vastleggen (GDP). Grondslag: gerechtvaardigd belang (sub f) en de afspraken met onze klanten (sub b). Het datalekregister houden we bij omdat de wet dat verplicht (artikel 33 AVG, sub c). Een klacht is alleen aanleiding voor een gesprek met je leidinggevende; er volgt nooit automatisch een besluit.
• Stopsregistratie. De aantallen per apotheek zijn de verantwoording van ons werk aan de apotheken en de grondslag voor de facturatie; met de wachttijden bespreken we de planning met de apotheken. Grondslag: de afspraken met onze klanten (sub b), ons gerechtvaardigd belang (sub f) en de fiscale bewaarplicht voor de facturatiegrondslag (sub c). Wie wat doorgaf gebruiken we om vragen over een melding te kunnen stellen, niet om je te beoordelen.
• Personeelsadministratie, verlof en opleidingen. Grondslag: uitvoering van je arbeidsovereenkomst (sub b) en onze wettelijke verplichtingen als werkgever (sub c), zoals het vakantiesaldo en de ADR-opleiding voor vervoer van gevaarlijke stoffen. Voor de VOG en de GDP-training: ons gerechtvaardigd belang bij veilig en betrouwbaar vervoer van medicijnen (sub f). Is een verplichte opleiding verlopen en heeft de eigenaar dat zo ingesteld, dan kun je in het portaal geen dienst starten.
• Verzuim. Ziekmeldingen gebruiken we voor de planning, de loondoorbetaling en de stappen van de Wet verbetering poortwachter. Grondslag: wettelijke verplichting (sub c), met de uitzondering van artikel 30 UAVG voor gezondheidsgegevens die nodig zijn voor de verzuimbegeleiding. Daarom houden we het bij het minimum hierboven.
• Beveiliging van het portaal (tweestapsverificatie, wijzigingslog, inlogbeveiliging). Grondslag: wettelijke verplichting om gegevens goed te beveiligen (artikel 32 AVG, sub c) en gerechtvaardigd belang (sub f).
• Bewijs dat je de voorwaarden hebt geaccepteerd. Grondslag: gerechtvaardigd belang en onze plicht om te kunnen laten zien dat we ons aan de AVG houden (artikel 5 lid 2 AVG).

We vragen je geen toestemming voor het gebruik van je gegevens. In een werkrelatie is toestemming meestal niet echt vrij, en daarom is het volgens de wet geen goede grondslag. Bij je eerste keer inloggen vragen we je wel om de gebruiksvoorwaarden te accepteren en te bevestigen dat je dit privacybeleid hebt gelezen. Dat is geen toestemming voor de verwerking; het betekent alleen dat je weet hoe het werkt.

4. GPS in de bussen

De bussen hebben een GPS-tracker. Zo werkt dat:

• Wat de tracker doorgeeft: de plek van de bus, snelheid, rijrichting, of het contact aan staat, de kilometerstand, ritten (begin, einde, afstand en route) en alarmen (bijvoorbeeld als de stroom van de tracker wordt gehaald of de bus wordt weggesleept).
• Wanneer: de tracker zit vast in de bus en geeft gegevens door als de bus rijdt. Bij een alarm ook als de bus stilstaat. De tracker volgt de bus, niet je telefoon.
• Hoe een rit aan jou gekoppeld wordt: via de QR-code die je in de bus scant, of omdat de bus op jouw naam staat.
• Waarvoor: planning en beheer van het wagenpark, je veiligheid bij pech of een ongeluk, diefstal voorkomen en een gestolen bus terugvinden, de juiste kilometerstand voor onderhoud, en boetes en schades aan de juiste rit koppelen.
• Wie het kan zien: alleen de eigenaar. Monteurs, collega-chauffeurs en externe garages zien de GPS-gegevens niet.
• Wat we niet doen: we volgen je niet heimelijk en we gebruiken de gegevens niet om je de hele dag te controleren. Als we bij een concreet vermoeden van misbruik toch naar ritten kijken, hoor je dat van ons.
• Privégebruik en buiten werktijd: Mag je de bus ook privé gebruiken, of rijd je ermee naar huis, dan blijft de tracker werken. We kijken alleen naar die ritten als dat nodig is voor de doelen hierboven, bijvoorbeeld bij diefstal, een schade of een boete. Welke afspraken over privégebruik gelden, staat in je arbeidsovereenkomst of de bedrijfsregels.
• Bewaren: ritten en alarmen bewaren we 1 jaar. Daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Bij tankbeurten met de tankpas: we vergelijken de plek waar de bus volgens de GPS stond op het moment van tanken met het adres van het tankstation. Dat is alleen een controle op misbruik van de tankpas; we bewaren daarvan alleen de afstand, niet de route. De uitkomst zien alleen de eigenaar en de administratie (financieel). Het adres van het tankstation zoeken we op bij de PDOK Locatieserver, zonder je naam of andere persoonsgegevens. De afstand bewaren we 1 jaar.

Afweging. We hebben ons belang (veiligheid, diefstalpreventie, goed beheer, boetes correct afhandelen) afgewogen tegen jouw privacy. Daarom ziet alleen een klein groepje mensen de gegevens, bewaren we ze niet langer dan nodig, gebruiken we ze alleen voor de doelen hierboven en zie je in dit beleid precies hoe het werkt. Ben je het er niet mee eens? Dan kun je bezwaar maken (zie hoofdstuk 9).

Ben je zelf in nood? Bij pech of een ongeluk kun je in het portaal je locatie delen. Dat gebeurt alleen als jij daarop tikt; het portaal slaat die locatie niet op.

5. Wie kan je gegevens zien?

Binnen FarmaKoerier Midden-Nederland B.V. ziet iedereen alleen wat nodig is voor zijn of haar werk:

• Eigenaar: alles, ook medewerkers en instellingen.
• Teamleider: voertuigen, werkbonnen, schades, controles, boetes, ritten en het voertuiglogboek, en de GPS-gegevens als de eigenaar dat zo heeft ingesteld.
• Monteur: de technische gegevens van alle bussen, werkbonnen, schades en controles, en op wiens naam een bus staat. Geen ritten, geen logboek en geen GPS.
• Financieel: kosten, boetes, facturen, de tankpas en rapporten.
• Chauffeur: je eigen bus, je eigen controles, schades en boetes, je eigen tankbeurten en je eigen rijbewijs.

De foto's van je rijbewijs ziet alleen de eigenaar (en jijzelf). Teamleider, monteur en externe garage zien ze niet.

• Externe garage: alleen de eigen werkbonnen en facturen.

Personeel: je contract ziet alleen de eigenaar (en jijzelf). De teamleider ziet je opleidingen, je verlof en dát je ziek bent en sinds wanneer (voor de planning), maar niet je contract en niet de afspraken bij een ziekmelding. Collega's zien hier niets van.

De stopsregistratie (wie wat doorgaf) zien de eigenaar, de teamleider en financieel; jij ziet je eigen meldingen van de laatste 14 dagen. De apotheek krijgt alleen de stopstaat met aantallen, zonder namen.

Klachten en incidenten zien alleen de eigenaar en de teamleider; het datalekregister alleen de eigenaar. Temperatuurafwijkingen zien de eigenaar, de teamleider en de monteur. Meld je zelf een fout of mogelijk datalek, dan zie je daarna alleen de bevestiging.

In de Kennisbank zie je de artikelen van je eigen afdeling(en); een chauffeur ziet nooit artikelen van een andere afdeling. Wat jij zelf post, ziet alleen jijzelf en de goedkeurder van die afdeling totdat het is goedgekeurd. Bij een verplicht artikel leggen we vast dat je het hebt gelezen; de goedkeurder ziet wie het nog niet las. Artikelen blijven staan tot een goedkeurder ze verwijdert.

Buiten FarmaKoerier Midden-Nederland B.V. werken we met deze partijen:

• Boutr IT (Nederland): bouwt en beheert het portaal en de server. De server staat in een datacenter in Nederland. Verwerker.
• GPS-leverancier: GPS-Partner/Onntrack, met het trackingplatform Tracksolid Pro van Jimi IoT. Zij verwerken de gegevens van de trackers. Verwerker.
• E-mail: uitnodigingen, inlogcodes, meldingen en rapporten versturen we via de mailserver die wij in het portaal hebben ingesteld (onze eigen mailprovider). We houden bij aan wie we wat mailen en of de mailserver het bericht heeft aangenomen (mailregistratie), zodat we kunnen zien of een mail is aangekomen. We meten niet of je een mail opent of op een link klikt. Zegt de mailserver dat een adres niet bestaat, dan zetten we het op een blokkeerlijst en mailen we er niet meer naartoe.
• Pushmeldingen: zet je pushmeldingen aan, dan gaan die via de pushdienst van je browser of telefoon (Google, Apple of Mozilla). De inhoud van de melding is versleuteld; die partijen kunnen hem niet lezen.
• Kaart: de kaart komt van PDOK (Kadaster, de Nederlandse overheid). Je browser haalt de kaartplaatjes daar zelf op, dus PDOK ziet je IP-adres. Er gaan geen andere gegevens naartoe. Kies je bij een schademelding "Gebruik mijn locatie", dan sturen wij die GPS-positie (zonder naam) naar de PDOK Locatieserver om er een adres van te maken; PDOK bewaart dat niet voor ons. Voor de schadekaart in de statistiek sturen we alleen de plaats van een schade (zonder naam) naar PDOK om hem op de kaart te zetten.
• Verzekeraar: een aanrijdingsformulier sturen we per e-mail, met de pdf en de foto's, naar onze verzekeraar (en zo nodig de leasemaatschappij).
• RDW: we vragen op kenteken voertuiggegevens op (zoals de APK-datum). Daarbij sturen we geen persoonsgegevens mee.
• Travelcard: de leverancier van de tankpas. Van Travelcard krijgen wij het overzicht van de tankbeurten, dat we in het portaal inlezen.
• Anderen, alleen als het nodig of verplicht is: bijvoorbeeld het CJIB of de politie bij een boete, een verzekeraar of leasemaatschappij bij een schade, of een accountant voor de administratie. De salarisadministratie krijgt alleen het overzicht van boetes die met jou zijn afgesproken om in te houden.

We verkopen nooit gegevens. Het portaal heeft geen advertenties en geen trackers.

6. Gegevens buiten Europa

Het portaal en de database staan op een server in Nederland. Het GPS-platform gebruikt voor ons een Europees adres (eu-open.tracksolidpro.com). Jimi IoT, het bedrijf achter dat platform, zit in China. Of er van buiten Europa toegang tot de gegevens kan zijn, bijvoorbeeld voor onderhoud, leggen we vast in de afspraken met de leverancier.

Pushdiensten (Google, Apple, Mozilla) kunnen buiten Europa zitten. Zij krijgen alleen een versleutelde melding en het technische adres van je browser.

7. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Je account: zolang je bij ons werkt of het portaal gebruikt. Ga je weg, dan zetten we je account uit. Daarna kunnen we het anonimiseren: je naam, contactgegevens en inloggegevens worden gewist. Koppelingen die we voor de administratie nodig hebben (zoals boetes en facturen) blijven, maar dan op naam van "oud-medewerker".
• Rijbewijs, met de foto's: zolang je bij ons werkt. Ga je weg, dan wissen we het automatisch 3 maanden na je vertrek (of eerder, als je account wordt geanonimiseerd).
• GPS-ritten en -alarmen: 1 jaar.
• Dagelijkse controles en overdrachten, met foto's: 1 jaar.
• Voertuiglogboek (wie reed wanneer) en op-naam-periodes: 2 jaar. Boetes komen soms laat binnen; daarom bewaren we dit wat langer.
• Wijzigingslog: 2 jaar.
• Gelezen meldingen: 6 maanden.
• Contactpersonen van klanten: zolang de klant klant is. Stopt de samenwerking, dan verwijderen we de contactpersonen automatisch 2 jaar na het einde. De bedrijfsgegevens, afspraken en contracten van de klant bewaren we voor de administratie.
• Klachten en incidenten: 5 jaar na het afsluiten, daarna automatisch verwijderd.
• Ziek- en betermeldingen: 2 jaar na je betermelding, daarna automatisch verwijderd.
• Verlofaanvragen: 2 jaar na de laatste verlofdag.
• Contract, opleidingen en certificaten: zolang je bij ons werkt en 2 jaar na je vertrek, daarna automatisch verwijderd (met de bestanden).
• Temperatuurafwijkingen (gekoeld vervoer): 5 jaar na het afsluiten, daarna automatisch verwijderd.
• Spoedroutes: de spoedlijsten met namen en adressen 30 dagen na de rijdag (afspraak met de apotheek); daarna wissen we automatisch het bestand en alle namen en adressen en blijven alleen aantallen over. Wie wat afvinkte blijft bij die aantallen staan tot je account na je vertrek wordt geanonimiseerd.
• Stopsregistratie: 7 jaar na de dag van de melding (fiscale bewaarplicht), daarna automatisch verwijderd. Wordt je account na je vertrek geanonimiseerd, dan blijven alleen de aantallen over, zonder jouw naam.
• Datalekregister: wordt niet automatisch verwijderd, omdat de wet vraagt om elk datalek te documenteren. Als richtlijn bewaren we het minstens 5 jaar.
• Inlogcodes en herstellinks: worden verwijderd zodra ze verlopen zijn. Een uitnodiging om je account te activeren bewaren we tot 30 dagen na het verlopen.
• Mailregistratie: de inhoud en bijlagen van verstuurde mail 30 dagen, de regel zelf (aan wie, onderwerp, wanneer, status) 180 dagen.
• Boetes, kosten en facturen: 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht.
• Tankbeurten met de tankpas: 7 jaar, net als de kosten. De GPS-afstand bij een tankbeurt bewaren we korter: 1 jaar.
• Schades en werkbonnen: zolang de bus in ons wagenpark is (het is de geschiedenis van de bus), en als er kosten aan vastzitten minstens 7 jaar voor de administratie.
• Aanrijdingsformulieren: net zo lang als de schade waar ze bij horen. Een formulier dat nooit is afgemaakt en niet bij een schade hoort, wordt na 90 dagen automatisch verwijderd. De link voor de andere bestuurder werkt maar kort en maar één keer.
• Bewijs van je akkoord met de voorwaarden: zolang je account bestaat.

Het portaal ruimt elke nacht automatisch op wat ouder is dan deze termijnen, inclusief de bijbehorende foto's.

8. Hoe beveiligen we je gegevens?

• Het portaal werkt alleen via een beveiligde verbinding (https).
• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen; niemand kan ze lezen, ook wij niet.
• Tweestapsverificatie (een extra code bij het inloggen) is beschikbaar en kan door de eigenaar verplicht worden gesteld.
• Iedereen ziet alleen wat bij zijn of haar rol hoort.
• Foto's en documenten zijn alleen te openen als je bent ingelogd, en hebben onraadbare bestandsnamen.
• Geheime sleutels (bijvoorbeeld van de mailserver en de GPS-koppeling) worden versleuteld opgeslagen.
• Er wordt bijgehouden wie wat wijzigt, en er worden regelmatig back-ups gemaakt.
• De server staat in Nederland en wordt beheerd en bijgewerkt door Boutr IT.

9. Je rechten

Je hebt deze rechten:

• Inzage: je mag weten welke gegevens we van je hebben.
• Correctie: klopt er iets niet, dan passen we het aan.
• Verwijdering: je kunt vragen om gegevens te wissen, behalve wat we volgens de wet moeten bewaren.
• Beperking: je kunt vragen om gegevens tijdelijk niet te gebruiken, bijvoorbeeld terwijl we iets uitzoeken.
• Bezwaar: tegen gebruik op basis van gerechtvaardigd belang (zoals GPS) kun je bezwaar maken. We kijken dan opnieuw of ons belang zwaarder weegt.
• Overdraagbaarheid: je kunt je gegevens in een gangbaar bestandsformaat krijgen.

Zo doe je het:

• Ga in het portaal naar Mijn account, onderdeel Privacy, en kies Mijn gegevens downloaden. Je krijgt dan meteen een bestand met de gegevens die het portaal over jou heeft.
• Je naam en telefoonnummer pas je zelf aan onder Mijn account.
• Voor al het andere mail je naar info@farmakoeriermnl.nl. We reageren binnen een maand. Soms vragen we eerst te laten zien dat jij het echt bent.

10. Geen automatische besluiten

Het portaal neemt geen besluiten over jou die alleen door de computer worden genomen en grote gevolgen hebben. Het portaal kan wel een voorstel doen, bijvoorbeeld een boete koppelen aan wie volgens het logboek reed. Een medewerker controleert dat, en je kunt het altijd laten nakijken.

11. Cookies

Het portaal gebruikt alleen cookies en opslag die nodig zijn om het te laten werken, zoals het cookie dat je ingelogd houdt. Er zijn geen tracking- of advertentiecookies. Op de pagina Cookies staat precies wat er wordt opgeslagen.

12. Een klacht?

Laat het ons eerst weten via info@farmakoeriermnl.nl, dan zoeken we samen een oplossing. Je mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Als we dit privacybeleid aanpassen, publiceren we een nieuwe versie met een nieuw versienummer en datum. Je krijgt de nieuwe versie te zien als je de volgende keer het portaal opent.